1Who we are

This website, jotexfabrics.com, is operated by Jotex Sdn. Bhd. (Company No. 238604-V / 199201007100), a company incorporated in Malaysia with its registered business address at 4962, Oakland Industrial Park, Jalan Haruan 7, 70200 Seremban, Negeri Sembilan, Malaysia. In this notice, “Jotex”, “we”, “us” and “our” refer to Jotex Sdn. Bhd.

Jotex is the data controller of the personal data described in this notice. Where we process personal data on behalf of another party, we act as a data processor and that party’s own privacy notice will apply.

Jotex Sdn. Bhd. is part of the Jotex group of companies, which includes Jotex Smarthome Sdn. Bhd., Alchemy Sewing Sdn. Bhd., Jotex Pte Ltd (Singapore), Jotex Vietnam Co. Ltd. and Hangzhou Jotex Co., Ltd. Where personal data is shared within the group, it is shared only for the purposes set out in section 5.

2Your rights

Under the Act, you have the right to:

• Access the personal data we hold about you, and be given a copy of it
• Correct personal data that is inaccurate, incomplete, misleading or out of date
• Withdraw your consent to our processing of your personal data, at any time
• Limit the processing of your personal data, including for direct marketing
• Request data portability — that is, ask us to transmit your personal data directly to another data controller, where this is technically feasible and the formats are compatible
• Prevent processing that is likely to cause you or another person substantial damage or distress

To exercise any of these rights, contact our Data Protection Officer using the details in section 20. We may ask you to verify your identity before we act. We aim to acknowledge every request within 7 days and to respond substantively within the period set by the Act, which is 21 days for a data access or correction request. A prescribed fee may apply to a data access request. In limited circumstances permitted by the Act we may decline a request, in which case we will tell you in writing and explain why.

Exercising any of these rights costs you nothing in terms of the service you get from us. We will not treat you differently, reduce the service we provide, or change your commercial terms because you asked.

3Personal data we collect

We collect only the personal data we need to run our business. Depending on how you deal with us, this may include:

Contact and business details

• Name, job title and the company or trading name you represent
• Business email address, mobile and landline numbers, WhatsApp number
• Delivery, billing and site addresses
• Business registration number, tax registration number and other company particulars

Dealer account and transaction data

• Dealer account number, login credentials and account preferences
• Quotations, orders, order history, delivery records, returns and claims
• Invoices, statements, credit terms, payment records and outstanding balances
• Sample and swatchbook requests, and records of correspondence with our sales team

Communications

• Messages you send through the website contact form, email, telephone or WhatsApp
• Records of meetings, site visits and service or complaint handling

Recruitment data

• Where you apply for a role with us: your CV, education and employment history, references and any other information you choose to give us

Technical data

• IP address, approximate location derived from it, browser and device type, operating system
• Pages viewed, referring page, time and date of visit, and similar analytics data
• Cookie identifiers — see our Cookie Policy

4How we collect it

• Directly from you — when you complete the contact form, request samples, apply for a dealer account, place an order, email or call us, message us on WhatsApp, visit our showroom, or meet our sales representatives.
• From your organisation — where a colleague provides your details as a contact person for orders, deliveries, accounts or projects.
• Automatically — through cookies and similar technologies when you use this website.
• From publicly available or third-party sources — such as company registries, trade directories, exhibitions, referrals and publicly accessible business profiles, where we are assessing or establishing a business relationship.

5Why we process it

We process personal data for the following purposes:

• To respond to your enquiries and provide product, pricing and technical information
• To assess and set up dealer accounts, including credit assessment and credit control
• To process and fulfil quotations, orders, samples, deliveries, returns and claims
• To issue invoices and statements, collect payment and manage our accounts
• To provide after-sales support and handle complaints and warranty matters
• To operate, secure and improve this website and our dealer portal
• To send you product updates, new collection launches, promotions and event invitations, where you have agreed to receive them
• To carry out internal analysis, reporting, forecasting and business planning
• To assess job applications and, where successful, to begin the onboarding process
• To comply with our legal, tax, accounting, audit and regulatory obligations
• To establish, exercise or defend legal claims, and to prevent fraud

Where we rely on your consent — principally for marketing communications — you may withdraw that consent at any time; see section 2.

6Automated decisions and profiling

We use software and statistical models in parts of our business — for example to forecast demand, plan stock, flag unusual ordering patterns, and support credit assessment for dealer accounts. These tools inform decisions; they do not make them on their own.

We do not make a decision that produces legal effects for you, or that significantly affects you — such as refusing a dealer account, setting or withdrawing credit terms, or declining a job application — based solely on automated processing. A person at Jotex reviews the outcome and makes the final decision.

If a decision of that kind has been made about you and you want to understand the basis for it, or you want it looked at again by a person, write to our Data Protection Officer using the details in section 20. We will explain the main factors involved and reconsider where it is appropriate.

7The dealer portal — what we see, and what we don’t

The dealer portal lets approved businesses check live stock, look up products and pricing, and view their own order history. When you are signed in, our systems record:

• Which user account signed in, and when
• The IP address and device type used to sign in, for account security
• Products and stock you looked up, quotes you generated, documents you downloaded
• Orders, deliveries, invoices and payments on your own account

We use this to serve your account, keep it secure, resolve disputes about what was ordered or quoted, plan stock at an aggregate level, and improve the portal.

What the portal does not do

We think it is worth being explicit about this, because a login can feel like handing someone the keys. The dealer portal is a website you sign in to. It is not monitoring software.

• It cannot see anything you do outside jotexfabrics.com and jotex.co — not your other browser tabs, not your browsing history, not other websites you visit
• It does not install anything on your computer or phone, and it does not read your files, camera, microphone, contacts or messages
• It does not access your email or your WhatsApp beyond the messages you send us directly
• It does not track your precise location. We can infer an approximate country or city from an IP address, and that is all
• It does not let one dealer see another dealer’s account, orders, pricing or search activity. Accounts are isolated from each other

We also make three commitments about how we use what we do see. We do not sell or license your activity data to anyone. We do not use your stock searches or order history to approach your customers or to compete with you on a project you are working on. And we do not pass your account activity to other dealers, whether as a benchmark, a league table or in any other form.

Access is per person, not per company. If someone leaves your business, tell us and we will disable their login the same working day.

8The website assistant

This site offers a chat assistant that answers questions about products, collections, specifications and availability. It is software, not a person, and it will tell you so. It works from a fixed set of rules and answers that our team writes and maintains. It does not use a large language model, it does not generate new text, and it does not learn from your conversation.

When you use it we process:

• The messages you type and the assistant’s replies
• The date and time, and which page you were on when you opened it
• Your dealer account identity, if you are signed in when you use it
• Any contact details you choose to give it so that someone can follow up

We use conversations to answer your question, to pass you to a person when the assistant cannot help, and — read by our team — to find the questions it handles badly so we can write better answers into it.

Your messages stay within our own systems and the hosting providers we already use for this website. They are not sent to an external AI company, and they are not used to train any model, ours or anyone else’s. Our hosting may place this data on servers outside Malaysia; see section 12.

If we change the assistant to one that uses a large language model, that would mean your messages being sent to an AI provider for processing. We would not make that change quietly: we would name the provider in this notice and post the change here at least 14 days before it takes effect, as section 19 requires.

Please do not type passwords, payment card numbers, identity card or passport numbers, or anyone’s health or personal information into the assistant. It is a product enquiry tool, and there is no reason for any of that to go into it. If you need to send us something confidential, email or call us instead.

You can ask for a human at any point. Transcripts are kept for 12 months and then deleted, except where a conversation forms part of an order or complaint record, in which case it is kept with that record under section 13.

9Online ordering and payments

Dealers currently order through the portal, through a sales representative, or by email and WhatsApp. Where you place an order with us, we process the order details, delivery and billing addresses, contact names for delivery, and your account’s payment and credit records, and we share what is necessary with our logistics and freight partners to get the goods to you.

We are planning to add online payment at a later stage. When we do, it will work this way, and we are stating it here in advance so there is no doubt about it:

• Card and bank details will be entered directly into a licensed payment gateway, not into a Jotex form
• Jotex will not see, handle or store full card numbers, CVV codes or online banking credentials at any point
• What we will keep is what we need for accounting: the order reference, amount, currency, date, payment method type, the last four digits of a card, and whether the payment succeeded
• The gateway operator will be a separate data controller for the payment itself, under its own privacy policy, and will be named on this page before the feature goes live

We will update this notice, and tell dealers directly, before online payment is switched on. Until then, no payment details are collected through this website.

10Whether you have to provide it

Providing personal data to us is voluntary. However, some of it is obligatory in the sense that we cannot provide the service without it. If you do not give us the information marked as required on our forms — for example, a name, a contact channel, and a delivery address for an order — we may not be able to respond to your enquiry, open a dealer account, process an order, or deliver goods to you.

You may also ask us to limit how we process your personal data. We will comply where the law allows, but this may similarly restrict the services we can provide.

11Who we disclose it to

We may disclose personal data to the following classes of parties, and only as far as is needed for the purposes in section 5:

• Companies within the Jotex group, for order fulfilment, group reporting and shared support functions
• Logistics, courier, freight forwarding and installation partners, for delivery and service
• IT and cloud service providers who host our website, dealer portal, business systems, email and data backups
• Payment processors, banks and financial institutions, for collections and settlement
• Credit reporting agencies and debt recovery agents, in connection with credit assessment and overdue accounts
• Professional advisers, including auditors, accountants, insurers and lawyers
• Government departments, regulators, law enforcement and courts, where we are required or permitted by law to disclose
• A purchaser or prospective purchaser, in connection with a sale, restructuring or transfer of all or part of our business

We do not sell personal data, and we do not disclose it to third parties for their own independent marketing purposes.

12Transfers outside Malaysia

Jotex operates in Malaysia, Singapore, Vietnam and China, and uses cloud services that may store or process data outside Malaysia. Your personal data may therefore be transferred to, and processed in, places outside Malaysia.

Where we transfer personal data outside Malaysia, we do so on the basis permitted under the Act — that the receiving place has in force a law substantially similar to the Act or affording an equivalent level of protection, or that another ground under the Act applies, including your consent. We put contractual protections in place with our overseas service providers and group companies requiring them to protect personal data to a standard consistent with this notice.

You may ask us for information about the countries your personal data is transferred to using the contact details in section 20.

13How long we keep it

We keep personal data only for as long as it is needed for the purpose it was collected for, and then delete or anonymise it. In practice that means:

• Enquiries that do not become business: normally up to 24 months from the last contact
• Dealer accounts and transaction records: for the life of the relationship, and then for as long as required to meet accounting, tax and limitation-period requirements — in Malaysia, records supporting tax and accounting entries are generally retained for at least 7 years
• Marketing contacts: until you unsubscribe or withdraw consent, after which we keep a minimal suppression record so we do not contact you again
• Unsuccessful job applications: normally up to 12 months, unless you ask us to keep your details on file for longer
• Website analytics: as set out in our Cookie Policy

14How we protect it

We use administrative, technical and physical safeguards to protect personal data from loss, misuse, unauthorised access, alteration or disclosure, proportionate to the sensitivity of the data and the risks involved. In practice that means role-based access controls, encryption of data in transit, authenticated access to the dealer portal, network and endpoint security, regular backups, staff training, and written commitments from the service providers who handle data on our behalf.

No method of transmission over the internet is completely secure. While we take the protection of your data seriously, information you send to us over the internet is sent at your own risk. Please do not send payment card details, passwords or identity document numbers through the website contact form, email or WhatsApp.

15Marketing

We send marketing communications — new collection announcements, promotions, event and exhibition invitations — only to people who have agreed to receive them, or to existing dealers in connection with products similar to those they already buy from us.

You can opt out at any time by using the unsubscribe link in any email, replying “STOP” to a WhatsApp broadcast, telling your Jotex sales representative, or emailing us at the address in section 20. Opting out of marketing does not stop service messages about your orders, deliveries and account.

16Data breaches

If a personal data breach occurs, we will assess it and notify the Personal Data Protection Commissioner as soon as practicable, in line with the Act and the Commissioner’s guidelines. Where a breach is likely to cause significant harm to you, we will also notify you without unnecessary delay and tell you what has happened and what you can do.

17Cookies

This website uses cookies and similar technologies. What they are, which categories we use, and how to control them are set out in our Cookie Policy. You can change your choices at any time through Cookie Settings.

18Children

This is a business-to-business website and it is not directed at children. We do not knowingly collect personal data from anyone under 18. If you believe a child has given us personal data, contact us and we will delete it.

19Changes to this notice

We may update this notice from time to time. The current version is always published on this page, with the effective date and version number shown at the top. Where a change materially affects how we use your personal data, we will post notice of it on this page at least 14 days before it takes effect, and contact dealers and subscribers directly where we hold their details. Superseded versions are available on request.

20Contact us

Questions about this notice, or requests to access, correct, limit or port your personal data, should go to our Data Protection Officer:

21Complaints

Please raise any concern with us first — we would like the chance to put it right. If you are not satisfied with our response, you may lodge a complaint with:

22Language

This notice is issued in English and Bahasa Malaysia. In the event of any inconsistency or conflict between the two versions, the English version prevails.

1Siapa kami

Laman web ini, jotexfabrics.com, dikendalikan oleh Jotex Sdn. Bhd. (No. Syarikat 238604-V / 199201007100), sebuah syarikat yang diperbadankan di Malaysia dengan alamat perniagaan berdaftar di 4962, Oakland Industrial Park, Jalan Haruan 7, 70200 Seremban, Negeri Sembilan, Malaysia. Dalam notis ini, “Jotex”, “kami” dan “kita” merujuk kepada Jotex Sdn. Bhd.

Jotex ialah pengawal data bagi data peribadi yang diterangkan dalam notis ini. Sekiranya kami memproses data peribadi bagi pihak lain, kami bertindak sebagai pemproses data dan notis privasi pihak tersebut akan terpakai.

Jotex Sdn. Bhd. merupakan sebahagian daripada kumpulan syarikat Jotex, yang merangkumi Jotex Smarthome Sdn. Bhd., Alchemy Sewing Sdn. Bhd., Jotex Pte Ltd (Singapura), Jotex Vietnam Co. Ltd. dan Hangzhou Jotex Co., Ltd. Data peribadi yang dikongsi dalam kumpulan hanya dikongsi bagi tujuan yang dinyatakan dalam seksyen 5.

2Hak anda

Di bawah Akta, anda berhak untuk:

• Mengakses data peribadi yang kami simpan tentang anda, dan mendapatkan salinannya
• Membetulkan data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau sudah lapuk
• Menarik balik kebenaran anda terhadap pemprosesan data peribadi anda, pada bila-bila masa
• Menghadkan pemprosesan data peribadi anda, termasuk bagi pemasaran langsung
• Memohon kemudahalihan data — iaitu meminta kami menghantar data peribadi anda terus kepada pengawal data yang lain, jika ia boleh dilaksanakan dari segi teknikal dan formatnya serasi
• Menghalang pemprosesan yang berkemungkinan menyebabkan kerosakan atau tekanan yang ketara kepada anda atau orang lain

Untuk melaksanakan mana-mana hak ini, hubungi Pegawai Perlindungan Data kami menggunakan butiran dalam seksyen 20. Kami mungkin meminta anda mengesahkan identiti terlebih dahulu. Kami berhasrat untuk mengakui setiap permohonan dalam tempoh 7 hari dan memberi maklum balas secara substantif dalam tempoh yang ditetapkan oleh Akta, iaitu 21 hari bagi permohonan akses atau pembetulan data. Fi yang ditetapkan mungkin dikenakan bagi permohonan akses data. Dalam keadaan terhad yang dibenarkan oleh Akta, kami mungkin menolak sesuatu permohonan, dan kami akan memaklumkan anda secara bertulis berserta sebabnya.

Melaksanakan mana-mana hak ini tidak menjejaskan perkhidmatan yang anda terima daripada kami. Kami tidak akan melayan anda secara berbeza, mengurangkan perkhidmatan, atau mengubah terma komersial anda kerana anda membuat permohonan tersebut.

3Data peribadi yang dikumpul

Kami hanya mengumpul data peribadi yang diperlukan untuk menjalankan perniagaan kami. Bergantung pada urusan anda dengan kami, ini mungkin termasuk:

Maklumat hubungan dan perniagaan

• Nama, jawatan dan nama syarikat atau nama perniagaan yang anda wakili
• Alamat e-mel perniagaan, nombor telefon bimbit dan talian tetap, nombor WhatsApp
• Alamat penghantaran, pengebilan dan tapak projek
• Nombor pendaftaran syarikat, nombor pendaftaran cukai dan butiran syarikat yang lain

Data akaun pengedar dan transaksi

• Nombor akaun pengedar, kelayakan log masuk dan tetapan akaun
• Sebut harga, pesanan, sejarah pesanan, rekod penghantaran, pemulangan dan tuntutan
• Invois, penyata, terma kredit, rekod pembayaran dan baki tertunggak
• Permohonan sampel dan buku sampel, serta rekod surat-menyurat dengan pasukan jualan kami

Komunikasi

• Mesej yang anda hantar melalui borang hubungan laman web, e-mel, telefon atau WhatsApp
• Rekod mesyuarat, lawatan tapak dan pengendalian perkhidmatan atau aduan

Data pengambilan pekerja

• Sekiranya anda memohon jawatan dengan kami: resume, latar belakang pendidikan dan pekerjaan, rujukan dan maklumat lain yang anda berikan

Data teknikal

• Alamat IP, anggaran lokasi berdasarkannya, jenis pelayar dan peranti, sistem pengendalian
• Halaman yang dilayari, halaman rujukan, masa dan tarikh lawatan, dan data analitik yang seumpamanya
• Pengecam kuki — sila rujuk Dasar Kuki kami

4Cara kami mengumpulnya

• Terus daripada anda — apabila anda mengisi borang hubungan, memohon sampel, memohon akaun pengedar, membuat pesanan, menghubungi kami melalui e-mel atau telefon, menghantar mesej WhatsApp, melawat bilik pameran kami, atau bertemu wakil jualan kami.
• Daripada organisasi anda — apabila rakan sekerja memberikan butiran anda sebagai orang hubungan bagi pesanan, penghantaran, akaun atau projek.
• Secara automatik — melalui kuki dan teknologi seumpamanya semasa anda menggunakan laman web ini.
• Daripada sumber awam atau pihak ketiga — seperti daftar syarikat, direktori perdagangan, pameran, rujukan dan profil perniagaan yang boleh diakses umum, semasa kami menilai atau membina hubungan perniagaan.

5Tujuan pemprosesan

Kami memproses data peribadi bagi tujuan berikut:

• Menjawab pertanyaan anda dan memberikan maklumat produk, harga dan teknikal
• Menilai dan membuka akaun pengedar, termasuk penilaian dan kawalan kredit
• Memproses dan memenuhi sebut harga, pesanan, sampel, penghantaran, pemulangan dan tuntutan
• Mengeluarkan invois dan penyata, mengutip bayaran dan menguruskan akaun kami
• Memberikan sokongan selepas jualan serta mengendalikan aduan dan perkara waranti
• Mengendali, melindungi dan menambah baik laman web dan portal pengedar kami
• Menghantar maklumat produk, pelancaran koleksi baharu, promosi dan jemputan acara, sekiranya anda bersetuju menerimanya
• Menjalankan analisis dalaman, pelaporan, unjuran dan perancangan perniagaan
• Menilai permohonan pekerjaan dan, jika berjaya, memulakan proses penerimaan pekerja
• Mematuhi kewajipan undang-undang, cukai, perakaunan, audit dan kawal selia kami
• Menubuh, melaksana atau mempertahankan tuntutan undang-undang, dan mencegah penipuan

Sekiranya kami bergantung pada kebenaran anda — terutamanya bagi komunikasi pemasaran — anda boleh menarik balik kebenaran tersebut pada bila-bila masa; sila rujuk seksyen 2.

6Keputusan automatik dan pemprofilan

Kami menggunakan perisian dan model statistik dalam sebahagian operasi perniagaan kami — contohnya untuk meramal permintaan, merancang stok, mengesan corak pesanan yang luar biasa, dan menyokong penilaian kredit bagi akaun pengedar. Alat ini membantu keputusan; ia tidak membuat keputusan dengan sendirinya.

Kami tidak membuat keputusan yang menghasilkan kesan undang-undang ke atas anda, atau yang memberi kesan ketara kepada anda — seperti menolak permohonan akaun pengedar, menetapkan atau menarik balik terma kredit, atau menolak permohonan pekerjaan — semata-mata berdasarkan pemprosesan automatik. Seorang pegawai Jotex akan menyemak hasilnya dan membuat keputusan akhir.

Sekiranya keputusan sedemikian telah dibuat mengenai anda dan anda ingin memahami asasnya, atau ingin ia disemak semula oleh seorang pegawai, sila hubungi Pegawai Perlindungan Data kami menggunakan butiran dalam seksyen 20. Kami akan menerangkan faktor utama yang terlibat dan menimbang semula sekiranya wajar.

7Portal pengedar — apa yang kami lihat, dan apa yang tidak

Portal pengedar membolehkan perniagaan yang diluluskan menyemak stok secara langsung, mencari produk dan harga, serta melihat sejarah pesanan mereka sendiri. Semasa anda log masuk, sistem kami merekodkan:

• Akaun pengguna yang log masuk, dan waktunya
• Alamat IP dan jenis peranti yang digunakan untuk log masuk, bagi keselamatan akaun
• Produk dan stok yang anda cari, sebut harga yang dijana, dokumen yang dimuat turun
• Pesanan, penghantaran, invois dan pembayaran dalam akaun anda sendiri

Kami menggunakannya untuk melayani akaun anda, memastikan keselamatannya, menyelesaikan pertikaian mengenai apa yang dipesan atau disebut harga, merancang stok pada peringkat agregat, dan menambah baik portal.

Apa yang portal ini tidak lakukan

Kami rasa perkara ini wajar dinyatakan dengan jelas, kerana log masuk boleh terasa seperti menyerahkan kunci kepada orang lain. Portal pengedar ialah laman web yang anda log masuk. Ia bukan perisian pemantauan.

• Ia tidak dapat melihat apa-apa yang anda lakukan di luar jotexfabrics.com dan jotex.co — bukan tab pelayar anda yang lain, bukan sejarah pelayaran anda, bukan laman web lain yang anda lawati
• Ia tidak memasang apa-apa pada komputer atau telefon anda, dan tidak membaca fail, kamera, mikrofon, senarai kenalan atau mesej anda
• Ia tidak mengakses e-mel atau WhatsApp anda selain mesej yang anda hantar terus kepada kami
• Ia tidak menjejaki lokasi tepat anda. Kami hanya boleh menganggarkan negara atau bandar daripada alamat IP, dan itu sahaja
• Ia tidak membenarkan seorang pengedar melihat akaun, pesanan, harga atau aktiviti carian pengedar lain. Akaun diasingkan antara satu sama lain

Kami juga memberikan tiga komitmen tentang penggunaan maklumat yang kami lihat. Kami tidak menjual atau melesenkan data aktiviti anda kepada sesiapa. Kami tidak menggunakan carian stok atau sejarah pesanan anda untuk mendekati pelanggan anda atau bersaing dengan anda dalam projek yang sedang anda usahakan. Dan kami tidak menyerahkan aktiviti akaun anda kepada pengedar lain, sama ada sebagai penanda aras, senarai kedudukan atau dalam bentuk lain.

Capaian adalah mengikut individu, bukan mengikut syarikat. Sekiranya seseorang meninggalkan perniagaan anda, maklumkan kepada kami dan kami akan menyahaktifkan log masuknya pada hari bekerja yang sama.

8Pembantu laman web

Laman web ini menyediakan pembantu sembang yang menjawab soalan mengenai produk, koleksi, spesifikasi dan ketersediaan. Ia adalah perisian, bukan manusia, dan ia akan memberitahu anda demikian. Ia berfungsi berdasarkan set peraturan dan jawapan tetap yang ditulis dan diselenggara oleh pasukan kami. Ia tidak menggunakan model bahasa besar, tidak menjana teks baharu, dan tidak belajar daripada perbualan anda.

Apabila anda menggunakannya, kami memproses:

• Mesej yang anda taip dan jawapan pembantu tersebut
• Tarikh dan masa, serta halaman yang anda buka ketika memulakannya
• Identiti akaun pengedar anda, sekiranya anda log masuk ketika menggunakannya
• Sebarang butiran hubungan yang anda berikan supaya pihak kami dapat membuat susulan

Kami menggunakan perbualan untuk menjawab soalan anda, menghubungkan anda kepada seorang pegawai apabila pembantu tidak dapat membantu, dan — setelah dibaca oleh pasukan kami — untuk mengenal pasti soalan yang dikendalikannya dengan lemah supaya kami dapat menulis jawapan yang lebih baik ke dalamnya.

Mesej anda kekal dalam sistem kami sendiri dan penyedia pengehosan yang telah kami gunakan untuk laman web ini. Ia tidak dihantar kepada mana-mana syarikat AI luar, dan tidak digunakan untuk melatih sebarang model, sama ada milik kami atau pihak lain. Pengehosan kami mungkin menempatkan data ini pada pelayan di luar Malaysia; sila rujuk seksyen 12.

Sekiranya kami menukar pembantu ini kepada sistem yang menggunakan model bahasa besar, itu bermakna mesej anda akan dihantar kepada penyedia AI untuk diproses. Kami tidak akan membuat perubahan itu secara senyap: kami akan menamakan penyedia tersebut dalam notis ini dan menyiarkan perubahan itu di sini sekurang-kurangnya 14 hari sebelum ia berkuat kuasa, sebagaimana yang dikehendaki oleh seksyen 19.

Sila jangan taip kata laluan, nombor kad pembayaran, nombor kad pengenalan atau pasport, atau maklumat kesihatan dan peribadi sesiapa ke dalam pembantu ini. Ia adalah alat pertanyaan produk, dan tiada sebab untuk maklumat sedemikian dimasukkan. Sekiranya anda perlu menghantar sesuatu yang sulit, sila e-mel atau hubungi kami.

Anda boleh meminta untuk berhubung dengan seorang pegawai pada bila-bila masa. Transkrip disimpan selama 12 bulan dan kemudian dipadamkan, kecuali apabila sesuatu perbualan menjadi sebahagian daripada rekod pesanan atau aduan, yang mana ia disimpan bersama rekod tersebut di bawah seksyen 13.

9Pesanan dalam talian dan pembayaran

Pada masa ini pengedar membuat pesanan melalui portal, melalui wakil jualan, atau melalui e-mel dan WhatsApp. Apabila anda membuat pesanan dengan kami, kami memproses butiran pesanan, alamat penghantaran dan pengebilan, nama orang hubungan bagi penghantaran, serta rekod pembayaran dan kredit akaun anda, dan kami berkongsi apa yang perlu dengan rakan logistik dan penghantaran kami untuk menghantar barangan kepada anda.

Kami merancang untuk menambah pembayaran dalam talian pada peringkat kemudian. Apabila itu berlaku, ia akan berfungsi seperti berikut, dan kami menyatakannya di sini terlebih dahulu supaya tiada keraguan mengenainya:

• Butiran kad dan bank akan dimasukkan terus ke dalam gerbang pembayaran berlesen, bukan ke dalam borang Jotex
• Jotex tidak akan melihat, mengendalikan atau menyimpan nombor kad penuh, kod CVV atau kelayakan perbankan dalam talian pada bila-bila masa
• Apa yang akan kami simpan ialah keperluan perakaunan sahaja: rujukan pesanan, jumlah, mata wang, tarikh, jenis kaedah pembayaran, empat digit terakhir kad, dan sama ada pembayaran berjaya
• Pengendali gerbang pembayaran akan menjadi pengawal data berasingan bagi pembayaran tersebut, di bawah dasar privasinya sendiri, dan akan dinamakan pada halaman ini sebelum ciri ini dilancarkan

Kami akan mengemas kini notis ini, dan memaklumkan pengedar secara terus, sebelum pembayaran dalam talian diaktifkan. Sehingga itu, tiada butiran pembayaran dikumpul melalui laman web ini.

10Sama ada wajib diberikan

Pemberian data peribadi kepada kami adalah secara sukarela. Namun begitu, sebahagiannya bersifat wajib dalam erti kata kami tidak dapat memberikan perkhidmatan tanpanya. Sekiranya anda tidak memberikan maklumat yang ditandakan sebagai diperlukan dalam borang kami — contohnya nama, saluran perhubungan, dan alamat penghantaran bagi sesuatu pesanan — kami mungkin tidak dapat menjawab pertanyaan anda, membuka akaun pengedar, memproses pesanan, atau menghantar barangan kepada anda.

Anda juga boleh meminta kami menghadkan cara pemprosesan data peribadi anda. Kami akan mematuhinya setakat yang dibenarkan undang-undang, tetapi ini juga boleh menghadkan perkhidmatan yang dapat kami berikan.

11Pihak yang menerima

Kami mungkin mendedahkan data peribadi kepada kelas pihak berikut, setakat yang perlu bagi tujuan dalam seksyen 5:

• Syarikat dalam kumpulan Jotex, bagi pemenuhan pesanan, pelaporan kumpulan dan fungsi sokongan bersama
• Rakan logistik, kurier, penghantaran muatan dan pemasangan, bagi penghantaran dan perkhidmatan
• Penyedia perkhidmatan IT dan awan yang mengehos laman web, portal pengedar, sistem perniagaan, e-mel dan sandaran data kami
• Pemproses pembayaran, bank dan institusi kewangan, bagi kutipan dan penyelesaian
• Agensi pelaporan kredit dan agen pemulihan hutang, berhubung penilaian kredit dan akaun tertunggak
• Penasihat profesional, termasuk juruaudit, akauntan, penanggung insurans dan peguam
• Jabatan kerajaan, pihak berkuasa kawal selia, penguatkuasa undang-undang dan mahkamah, apabila pendedahan dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang
• Pembeli atau bakal pembeli, berhubung penjualan, penstrukturan semula atau pemindahan keseluruhan atau sebahagian perniagaan kami

Kami tidak menjual data peribadi, dan kami tidak mendedahkannya kepada pihak ketiga untuk tujuan pemasaran bebas mereka sendiri.

12Pemindahan ke luar Malaysia

Jotex beroperasi di Malaysia, Singapura, Vietnam dan China, serta menggunakan perkhidmatan awan yang mungkin menyimpan atau memproses data di luar Malaysia. Oleh itu, data peribadi anda mungkin dipindahkan ke dan diproses di tempat di luar Malaysia.

Apabila kami memindahkan data peribadi ke luar Malaysia, kami berbuat demikian atas dasar yang dibenarkan di bawah Akta — iaitu tempat penerima mempunyai undang-undang yang pada dasarnya serupa dengan Akta atau memberikan tahap perlindungan yang setara, atau apa-apa alasan lain di bawah Akta terpakai, termasuk kebenaran anda. Kami mengenakan perlindungan kontrak ke atas penyedia perkhidmatan luar negara dan syarikat kumpulan kami supaya mereka melindungi data peribadi pada tahap yang selaras dengan notis ini.

Anda boleh meminta maklumat mengenai negara yang menerima pemindahan data peribadi anda menggunakan butiran hubungan dalam seksyen 20.

13Tempoh penyimpanan

Kami menyimpan data peribadi hanya selagi ia diperlukan bagi tujuan pengumpulannya, dan selepas itu memadam atau menyahkenalkannya. Dalam amalan:

• Pertanyaan yang tidak menjadi urus niaga: lazimnya sehingga 24 bulan dari hubungan terakhir
• Akaun pengedar dan rekod transaksi: sepanjang tempoh hubungan, dan selepas itu selagi dikehendaki bagi keperluan perakaunan, cukai dan tempoh had masa — di Malaysia, rekod yang menyokong catatan cukai dan perakaunan lazimnya disimpan sekurang-kurangnya 7 tahun
• Senarai pemasaran: sehingga anda berhenti melanggan atau menarik balik kebenaran, selepas itu kami menyimpan rekod sekatan yang minimum supaya kami tidak menghubungi anda lagi
• Permohonan pekerjaan yang tidak berjaya: lazimnya sehingga 12 bulan, melainkan anda meminta kami menyimpannya lebih lama
• Analitik laman web: seperti yang dinyatakan dalam Dasar Kuki kami

14Cara kami melindunginya

Kami menggunakan perlindungan pentadbiran, teknikal dan fizikal untuk melindungi data peribadi daripada kehilangan, penyalahgunaan, capaian tanpa kebenaran, pengubahan atau pendedahan, setimpal dengan sensitiviti data dan risiko yang terlibat. Dalam amalan, ini bermaksud kawalan capaian mengikut peranan, penyulitan data semasa penghantaran, capaian portal pengedar yang disahkan, keselamatan rangkaian dan peranti hujung, sandaran berkala, latihan kakitangan, dan komitmen bertulis daripada penyedia perkhidmatan yang mengendalikan data bagi pihak kami.

Tiada kaedah penghantaran melalui internet yang selamat sepenuhnya. Walaupun kami memandang serius perlindungan data anda, maklumat yang anda hantar kepada kami melalui internet dihantar atas risiko anda sendiri. Sila jangan hantar butiran kad pembayaran, kata laluan atau nombor dokumen pengenalan melalui borang hubungan laman web, e-mel atau WhatsApp.

15Pemasaran

Kami menghantar komunikasi pemasaran — pengumuman koleksi baharu, promosi, jemputan acara dan pameran — hanya kepada mereka yang bersetuju menerimanya, atau kepada pengedar sedia ada berhubung produk yang serupa dengan yang telah mereka beli daripada kami.

Anda boleh menarik diri pada bila-bila masa melalui pautan berhenti melanggan dalam mana-mana e-mel, membalas “STOP” kepada siaran WhatsApp, memaklumkan wakil jualan Jotex anda, atau menghantar e-mel ke alamat dalam seksyen 20. Menarik diri daripada pemasaran tidak menghentikan mesej perkhidmatan mengenai pesanan, penghantaran dan akaun anda.

16Pelanggaran data

Sekiranya berlaku pelanggaran data peribadi, kami akan menilainya dan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi secepat yang dapat dilaksanakan, selaras dengan Akta dan garis panduan Pesuruhjaya. Sekiranya pelanggaran itu berkemungkinan menyebabkan kemudaratan yang ketara kepada anda, kami juga akan memaklumkan anda tanpa kelewatan yang tidak perlu serta menerangkan apa yang berlaku dan tindakan yang boleh anda ambil.

17Kuki

Laman web ini menggunakan kuki dan teknologi seumpamanya. Penerangan mengenainya, kategori yang kami gunakan, dan cara mengawalnya dinyatakan dalam Dasar Kuki kami. Anda boleh mengubah pilihan anda pada bila-bila masa melalui Tetapan Kuki.

18Kanak-kanak

Laman web ini adalah untuk urusan perniagaan dan tidak ditujukan kepada kanak-kanak. Kami tidak mengumpul data peribadi daripada sesiapa yang berumur bawah 18 tahun dengan pengetahuan kami. Sekiranya anda percaya seorang kanak-kanak telah memberikan data peribadi kepada kami, sila hubungi kami dan kami akan memadamkannya.

19Pindaan notis

Kami mungkin mengemas kini notis ini dari semasa ke semasa. Versi terkini sentiasa diterbitkan pada halaman ini, dengan tarikh berkuat kuasa dan nombor versi dipaparkan di bahagian atas. Sekiranya sesuatu pindaan memberi kesan material kepada cara kami menggunakan data peribadi anda, kami akan menyiarkan notis mengenainya pada halaman ini sekurang-kurangnya 14 hari sebelum ia berkuat kuasa, dan menghubungi pengedar serta pelanggan secara terus sekiranya kami menyimpan butiran mereka. Versi terdahulu boleh diperoleh atas permintaan.

20Hubungi kami

Pertanyaan mengenai notis ini, atau permohonan untuk mengakses, membetulkan, menghadkan atau memindahkan data peribadi anda, hendaklah dikemukakan kepada Pegawai Perlindungan Data kami:

21Aduan

Sila kemukakan sebarang kebimbangan kepada kami terlebih dahulu — kami ingin peluang untuk memperbetulkannya. Sekiranya anda tidak berpuas hati dengan maklum balas kami, anda boleh membuat aduan kepada:

22Bahasa

Notis ini dikeluarkan dalam Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara kedua-dua versi, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.